Parler à un expert / Talk to an Expert

Shift Solution offre la possibilité d’ajouter de la couleur dans les cases de la grille horaire afin d’identifier certains éléments. Cette couleur est visible seulement dans la grille de l’employé ainsi que dans son horaire individuel et elle n’influence en rien le résultat des rapports qui peuvent être générés. Ces couleurs sont disponibles sans personnalisation dans les versions locales et client-serveur de Shift Solution.

En fait pour être en mesure de répondre correctement à votre question, il serait nécessaire de connaître les besoins en personnel à chacun des quarts de travail. Toutefois, nous pouvons vous donner quelques pistes de solutions qui répondent en partie à vos interrogations:
 
Pour pouvoir offrir une seule fin de semaine de nuit par annee ou une seule nuit par année, il faudra que certains postes de nuits existent déjà, car à 33 postes, il ne sera pas possible de couvrir les 52 fins de semaine. En ce qui concerne les autres contraintes, il serait certainement possible, suite à une simulation, de les intégrer sans trop de difficultés. Il pourrait également être intéressant d'introduire la notion de préférence qui pourrait simplifier la recherche de solutions satisfaisants au maximum les employés tout en offrant une couverture optimale à l'employeur.
 
En mode service avec un de nos utilisateurs experts, notre technologie pourrait répondre à ces types de questions. Pour l'affirmer avec certitude il nous serait nécessaire de connaître tous les détails de contraintes, besoins et préférences de votre organisation.

Dans Shift Solution, un projet, qui représente une période de travail, a une durée minimale de 5 jours. Autrement, il est possible de créer des projets par multiples de 7 jours.
 
Jusqu’à maintenant, le maximum est de 56 jours par projet.
 
Dans le cas ou ces alternatives ne sont pas suffisantes, il est également possible de personnaliser cette fonction.

Shift Solution peut fonctionner à partir de Windows 2000. Il supporte également les versions Windows XP, Vista et 7.

Oui, il est possible d’ajoute plus d’une adresse courriel à un employé. Vous n’avez qu’à séparer les adresses pas un ; seulement, ce qui donnera ce qui suit :
 
info@horasphere.com;abc@abcdef.com
 
Il est important de ne pas mettre d’espace avant ni après le point virgule.
 
De plus, il est à noter que cette case a un maximum de 100 caractères. Nous vous suggérons donc de vous restreindre à deux courriels afin de vous assurer de demeurer à l’intérieur de cette limite.
 
 

Generally, it’s possible to do this kind of things with Shift Solution. We would need more information to give you a specific answer, but here is a solution:
 
The better way to do this kind of schedules is to use a template. It needs time investment to create it, but after this, you’ll just have to use this base to create a new week of schedule.
 
For example, if each person has to work one weekend by month, you can create a schedule template based on 28 days. In this template, you set all the work shifts (with the 12 hour work shift at the right place for everyone). After this, you just have to reuse the template every 4 weeks.
 
This template will also allow you to be sure that all the employee's constraints will be respect.
 
It’s also possible to generate those schedules automatically, but this tool has to be customized with all your specifications.
 

Dans la version locale de Shift Solution, les quarts de travail peuvent être utilisés afin d’assigner un horaire particulier à un employé ou pour établir les besoins des affectations.
 
Voici la façon de faire lorsque vous avez la grille de l’employé à l’écran:

• Sélectionnez l’affectation à assigner
• Effectuez ensuite un clic droit sur la case qui identifie le jour auquel vous désirez assigner des heures.
• Dans le menu obtenu, vous n’avez qu’à sélectionner le quart désiré. 

Vous obtiendrez automatiquement, pour la journée sélectionnée, l’horaire lié au quart désiré.
 
Cette même façon de faire peut également être utilisée pour établir les besoins des affectations.
 
En plus de ces types d’utilisation, les quarts de travail facilitent l’attribution des horaires de travail lors de l’utilisation du moteur de génération automatique des horaires.

Généralement, si un employé n’apparaît dans aucune affectation, c’est qu’aucune compétence ne lui a été attribuée. Voici la façon de faire pour remédier à la situation: 

• Dans l’arborescence, faire un clic droit sur le nom de l’employé à affecté afin d’accéder à ses propriétés. Dans l’onglet Compétences, s’assurer que les postes pour lesquels l’employé à les compétences soient dans la section inclus. Il est également possible d'accéder à ces propriétés à partir du menu Outil ˃ Propriétés ˃ Employés.

Si l’employé a les bonnes compétences et que vous ne le trouvez toujours pas dans l'arborescence, 2 autres situations peuvent être en cause : 

• L’employé ne fait pas partie du département. Pour l’ajouter, accéder au département dans l’arborescence de gauche et y faire un clic droit pour sélectionner les propriétés. Dans l’onglet Employés, vous assurer que l’employé figure dans la section inclus.
• L’employé ne fait pas partie du projet. Pour l’ajouter, accéder à l’onglet Outils ˃ Propriétés ˃ Propriétés du projet. Dans l’onglet Contenu, vous assurer que l’employé figure dans la section inclus.

Le menu déroulant qui permet de choisir une affectation à assigner à un employé affiche uniquement les compétences assignées à cet employé.
 
Afin de vous assurer que l’employé possède toutes les compétences désirées, 3 méthodes s’offrent à vous :

• Dans l’arborescence, faire un clic droit sur le nom de l’employé à affecté afin d’accéder à ses propriétés. Dans l’onglet Compétences, s’assurer que les postes pour lesquels l’employé à les compétences soient dans la section inclus. 

•  Dans l’arborescence, faire un clic droit sur l’affectation voulue afin d’accéder aux propriétés. Dans l’onglet Employés, s’assurer que les bons employés figurent dans la section inclus. 

• À projet fermer, accéder à la Configuration d’entreprise à partir du menu Outil. En page 5, sélectionner l’employé afin de valider ses compétences.

Ce comportement peut être normal, selon la façon dont la pause a été entrée dans la configuration d’entreprise. Dans le cas que vous mentionné, la pause demeure dans la grille d’origine parce qu’elle est considérée comme une absence rémunérée et qu’une absence ne peut être déplacée vers un autre employé.
 
Par contre, si vous désirez que cette pause demeure dans l'horaire à remplacer, il est possible de considérer la pause comme une affectation rémunérée. Dans ce cas, l’ajouter à un horaire sera comme assigner l’employé à un poste de caissier par exemple. Ainsi, la période de pause suivra dans l’assistant de remplacement si vous l’incluez dans la sélection de la plage à remplacer.
 
Selon ce que vous souhaitez, il est relativement facile de modifier ce type d’affectation. Pour ce faire, vous devez accéder à projet fermé au menu Outil ˃ Configuration d’entreprise. En page 4 de la configuration d’entreprise, vous n’aurez qu’à sélectionner l’affectation Pause dans la liste de gauche et modifier le paramètre de l’affectation pour l’option désirée, soit affectation rémunérée ou absence rémunérée.

Il est possible d’effectuer des sélections multiples dans Shift Solution comme dans Shift Solution Web. Voici les deux méthodes qui facilitent la sélection de plusieurs éléments à la fois.
 
Touche Ctrl :
Il est possible de tenir la touche Ctrl (Contrôle) lors de la sélection avec la souris. En maintenant cette touche enfoncée, tous les éléments ‘’cliqués’’ demeureront dans la sélection.
 
Il ne reste ensuite qu’à déplacer les éléments à l’endroit désiré.
 
Touche Shift :
Il est également possible de tenir la touche Shift lors de la sélection avec la souris. En maintenant cette touche enfoncée, tous les éléments qui se retrouvent entre le premier et le dernier ‘’clic’’ seront sélectionnés.
 
Il ne reste ensuite qu’à déplacer les éléments à l’endroit désiré.

Il est possible de rendre des affectations et des employés inactifs. Cette fenêtre de l’Assistant création d’entreprise vous permet de rendre inactifs des affectations, des absences rémunérées et des employés.
 
Il est préférable d’utiliser cette fenêtre plutôt que de supprimer dans les fichiers maîtres l’affectation ou l’employé puisque si vous gardez les historiques de vos projets passés, le fait de supprimer des données pourrait affecter vos historiques.
 
Afin d’utiliser la fonction inactif, vous devez accéder à projet fermé au menu Outil ˃ Configuration d’entreprise. En page 11, vous devez simplement déplacer les éléments désirés dans la section inactif.
 
Ainsi, les éléments indiqués comme inactifs seront automatiquement exclus de tous vos nouveaux projets.

Un message peut indiquer qu’une zone est verrouillée lorsqu’une personne tente de se connecter à Shift Solution Web en tant qu’administrateur. Deux options sont possibles pour remédier à ce problème :
  
1: Usager déjà connecté
 Une personne travaille déjà en tant qu’administrateur (le message affiché vous indique le nom de l’utilisateur connecté). Vous devez donc entrer en invité ou attendre que l’accès administrateur se libère.
 
2: Verrouillé par un usager déconnecté
Une personne qui a travaillé en tant qu’administrateur n’a pas quitté de manière conventionnelle (n’a pas fait fichier, quitter) ou a laissé sa session inactive durant une trop grande période, ce qui a verrouillé la zone.
 
Lorsque cela se produit, aucun autre utilisateur ne peut se connecter en tant qu’administrateur dans cette zone.
 
Voici donc comment déverrouiller la zone afin de permettre à un usager d’entrer dans Shift Solution Web en tant qu’administrateur.
 
La première vérification à faire est de contacter la personne qui a verrouillée la zone afin de s’assurer qu’elle ne travaille pas au même moment dans Shift Solution Web. Si la personne travaille encore dans le logiciel, la procédure qui suit lui enlèvera son accès et entraînera probablement une perte de données.
 
Une fois que vous êtes certain qu’il n’y a personne de connecté en administrateur dans votre zone (arrondissement), vous devrez, à partir de l’écran de base, accéder à Configuration > Gestion des zones. Une fois à cet endroit les étapes à suivre sont les suivantes :
 

• Sélectionner la zone
• Cliquer sur ‘’Déverrouillez la zone’’. Une fenêtre vous affichera que tout a été déverrouillé avec succès.
• Cliquer ensuite sur OK.

Le changement doit se faire à projet fermé. La fonction se trouve dans le menu Affichage ˃ Affichage des employés. Vous n’avez ensuite qu’à sélectionner l’option désirée.
 
Il est important de noter que la modification demandée s’appliquera à tous les endroits où le nom d’un employé apparaît (arborescence, module d’information, publications, rapports, etc). Cependant, il est toujours possible de modifier à nouveau l’affichage afin de revenir à l’affichage précédent.
 

Lorsque l’on ajoute un employé ou une affectation dans Shift Solution ou dans Shift Solution Web, ces éléments seront inclus dans tous les nouveaux projets. Mais puisque c’est du nouveau contenu, Shift Solution considère qu’il ne doit pas être dans les projets passés, il faut donc l’inclure manuellement dans les projets désirés. Pour se faire, voici les étapes à suivre :
 
-       Ouvrir le projet dans lequel les nouveaux éléments doivent paraître.
-       Aller dans Outil ˃ Propriétés ˃ Propriétés du projet
-       Sélectionner l’onglet Contenu dans les propriétés du projet.
-       Ajouter les nouveaux éléments dans la section inclus.
-       Appuyer sur OK.
 
Vous devrez probablement faire cette procédure pour la semaine de base. En cas de besoin, vous pouvez sans problème procéder ainsi pour plusieurs projets.