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Planifier les horaires d’employés dans un environnement où les besoins en personnel sont variables s’avère souvent une opération complexe. Au-delà de la complication, c’est l’étape où le planificateur contrôle le budget de l’entreprise donc une étape décisive avec un impact direct sur productivité de l’organisation.

La première étape consiste en l’évaluation de l’ampleur des besoins en personnel. Cette évaluation se fait généralement à partir de différentes sources d’information telles que :
• L’historique des années passées;
• La tendance du moment;
• Le carnet de commandes ou les besoins en service de l’entreprise;
• Les règles ou les conventions de l’entreprise.

Il est important de décliner ces besoins selon les critères suivants :
• Les compétences désirées;
• Le moment de l’heure de début et de fin;
• Le nombre d’employés désiré.

Une fois les besoins bien définis, il est important de bien mettre à jour les informations relatives aux employés : leurs disponibilités, leurs niveaux de compétences, leur poste, leurs garanties d’heures et leur ancienneté. D’autres éléments sont à considérer tels que les conditions, contraintes et préférences des employés.

Un système de planification d’horaires permet d’atteindre un niveau de productivité supérieur en raison qu’il :
• Simplifie le processus de création d’horaires;
• Assure une gestion optimale des budgets en main d’œuvre;
• Améliore le niveau de satisfaction des employés;
• Simplifie les communications à l’interne.

Une fois les horaires générés, le planificateur peut procéder à la gestion quotidienne et aux modifications de dernière minutes afin de pallier aux imprévus.

Un prochain article décrira plus en détail ces étapes.

Écrit par Anonyme le 20 Avril 2015

Dans le précédent article de ce dossier, nous vous avons présenté les avantages d’avoir un système de gestion de temps et des présences efficaces dans votre entreprise. Le premier point abordé au sujet de ses bénéfices concernait les économies financières et de temps que vous pouvez réaliser. Pour cette deuxième partie, nous allons parler plus techniquement des fonctionnalités que proposent ces systèmes.

D’abord, comme la plupart des systèmes informatiques automatisés, celui-ci permet d’améliorer la structure organisationnelle de votre entreprise qui résultera des économies de temps et d’argent. Bien plus encore, le système de gestion de temps et des présences est un soutien aux employés et cadres de l’entreprise qui ont à effectuer diverses tâches d’administration aux ressources humaines.

Les rapports

Au point précédent, nous avons mentionné que le système automatisé permet de générer des rapports. Outre la gestion des absences, ils peuvent être établis pour les feuilles de temps quotidiennes et hebdomadaires, de même que pour les heures supplémentaires.

Les rapports sont créés par la solution Crystal Reports et ils peuvent être prévisualisés, imprimés ou exportés au format numérique Excel, HTML, texte et plus encore. Ils peuvent également être planifiés à tout moment pour une exécution automatique et être envoyés par courriel aux cadres hiérarchiques.

Écrit par Jacques le 26 Mars 2015

Voici la première partie de deux articles où nous vous proposerons quelques points intéressants sur les avantages de l’installation d’un système de gestion de temps et présences efficace dans une organisation. Chaque entreprise a intérêt à investir dans un tel système qui permettra de mieux organiser les horaires de ses employés.

Le principal bénéfice que l’on retient d’un bon système de temps et présences est une meilleure efficacité opérationnelle. Quels sont les autres avantages? Nous parlerons dans cette première partie du dossier de l’économie financière réalisée à la suite de votre investissement.

Économies

Tel que nous le disions en préambule, l’investissement sur un système de gestion de temps et des présences se traduit par l’amélioration de vos opérations. Ainsi, il en résulte des économies directes et indirectes pour votre entreprise qui surpasseront votre investissement sur le système.

Ces économies proviennent également de la réduction du temps accordé à l’administration de la paie. D’abord, au niveau de l’analyse des cartes d’horloge, mais aussi lors de l’envoi des approbations et des ajustements qui seront traités à la source par les responsables hiérarchiques de l’entreprise.

On dit souvent que le temps, c’est de l’argent. Un système de gestion de temps et des présences permettent de calculer de façon automatique les heures supplémentaires des employés et les autres paiements qui leur sont accordés. Qui plus est, il ne faudra que quelques secondes pour générer l’information sur la paie finale. L’économie ne sera pas que financière, mais aussi en temps qui pourra être utilisé pour d’autres tâches.

À venir dans le prochain article...

Nous venons de voir les avantages d’un système de gestion de temps et des présences du point de vue financier. Dans la deuxième partie de ce dossier, nous aborderons les fonctionnalités de ces systèmes et les bénéfices qu’elles ont sur l’ensemble de la gestion et l’organisation du personnel.

Écrit par Jacques le 26 Mars 2015

On ne veut jamais faire face à une situation d’urgence ou à un incendie dans son milieu de travail. Lorsque cela se produit, les cadres d’une entreprise peuvent au moins avoir l’appui d’un système automatisé pour gérer les absences durant et après l’évènement.

Lors d’un appel nominal d’urgence et le déclenchement d’une alarme d’incendie, le système enregistre automatiquement et en temps réel les personnes pouvant manquer à l’appel. Ceux-ci peuvent être triés par département et un signalement immédiat peut être envoyé par courriel dans le cas où l’un des employés, par exemple, doit se rendre à un établissement pour des soins de santé. Outre la gestion des absences durant la situation d’urgence, cela minimise la responsabilité civile de l’employeur auprès de ses assurances.

Écrit par Jacques le 11 Décembre 2012

Avec ce système automatisé, la gestion des absences devient plus facile grâce à l’historique de tous les employés, des départements et de la compagnie en général. Cet historique est toujours accessible et les absences peuvent rapidement être déclarées. Un calendrier annuel des absences permet également d’établir efficacement les évaluations des performances des employés.

Outre ses premières possibilités, cette gestion automatisée des absences permet de générer des rapports et des notifications, notamment, sur les droits de vacances qui peuvent être préréservés et approuvés à l’avance.

Écrit par Jacques le 26 Mars 2015